ارائه بازخورد سازنده به بهبود عملکرد کارکنان در یک سازمان کمک می‌کند. بازخورد به همکاران زمانی تاثیرگذار خواهد بود که محترمانه و با دقت صورت پذیرد. بازخوردی می‌تواند تاثیر داشته باشد که موجب واکنش تدافعی توسط بازخورد گیرنده نشود و به او کمک کند تا رفتار و عملکرد خود را اصلاح کند.

در مورد بازخوردهای منفی یا بازخوردهایی که وجه مثبت چندانی ندارند همکاران شما ممکن است واکنش تدافعی نشان دهند. اکثر افراد تمایل دارند تا بازخوردها را شخصی دریافت کنند تا فرصت کافی برای تحلیل و بررسی داشته باشند. باید توجه داشت که بازخورد دادن نباید منجر به ایجاد تعارض منافع شود.

اثربخشی بازخورد به همکاران

زمانی بازخورد به همکاران تاثیرگذار خواهد بود که به دستورالعمل‌های مشخصی توجه کنیم. توجه به این نکات کمک می‌کند تا بازخورد مثبتی را به همکاران ارائه دهیم و بتوانیم عملکرد افراد یا سازمان را بهبود دهیم. در ادامه به بررسی چند مورد از مهمترین نکات در این زمینه می‌پردازیم:

۱- شفافیت در بازخورد دادن به همکاران

یک بازخورد موثر به کارکنان، کاملا شفاف و صریح است. یک همکار باید بتواند به درک درستی از بازخورد برسد. به‌عنوان مثال وقتی بازخوردی به همکار خود می‌دهید، نگویید: “گزارش‌تان خوب بود” بلکه به بیان جزئیات و نقاط قوت آن بپردازید. مثلا بگویید: ” گزارشی که در مجمع عمومی شرکت ارائه دادید به خوبی نوشته شده و قابل درک بود و در آن نکات ارزشمندی درباره بودجه بیان شده بود.”

اهمیت توجه به جزئیات در بازخورد به همکاران یا کارکنان

بازخوردهای کلی به همکاران شما کمکی برای بهبود عملکردشان نمی‌کنند. از اهداف بازخورد به همکاران این است که به آن‌ها کمک کنیم تا رفتارهای موثر و سازنده را از خود بیشتر بروز دهند. تا زمانی‌که یک بازخورد به صورت واضح مطرح نشود، کارمندان نمی‌توانند به درک درستی از نظر دیگران برای تقویت یک رفتار در خود بپردازند.

۲- بازخورد به همکاران باید کمک کننده باشد

در بازخوردها به دنبال این هستیم، به بهبود رفتارهای بپردازیم که نیاز به اصلاح در آن‌ها وجود دارد. اینکه در جلسات تمام توان خود را برای ارایه بازخورد به همکاران بگذاریم، موجب می‌شود تا تمرکز آن‌ها از موضوعات اصلی برداشته شود و نتوانند نکات مدنظر خود را به اطلاع دیگران برساند.

می‌دانستید حوصله نداشتن در محل کار هم مفید است: آشنایی با مزایای بی‌حوصلگی در محل کار

۳- بازخوردها صادقانه و صمیمانه بیان شوند

همکاران شما بازخوردهای دریافتی را با دقت بالایی تحلیل می‌کنند و دلایل دریافت یک بازخورد را درک کنند. آن‌ها عدم صداقت را تشخیص می‌دهند، بنابراین سعی کنید در ارایه بازخورد به همکاران صادق بودن را مدنظر قرار دهید.

۴- بازخوردی ارزش دارد که فرد توانایی تغییر در اعمال و رفتار خود را داشته باشد

خیلی از بازخورد ها موفقیتی را به همراه نمی‌آورند، زیرا فرد بازخورد گیرنده ابزار لازم را برای تغییر در رفتار و عملکرد خود در اختیار ندارد. بازخورد به همکاران یا کارمندان زمانی ارزشمند است که ابزارها، آموزش، زمان یا حمایت‌های لازم برای ایجاد تغییر فراهم شده باشند.

۵- کسب اجازه در ارائه بازخورد به همکاران

بسیاری از بازخوردها در زمان و مکان مناسب خود ارائه نمی‌شوند. همیشه قبل از بازخورد دادن به همکاران از آن‌ها اجازه بگیرید که آیا می‌توانید به ارائه نظرتان درباره یک موضوع بپردازید!

این اجازه گرفتن به گیرنده بازخورد امکان کنترل اوضاع را می‌دهد. اگر او بگوید که فردا بازخورد شما را می‌شنوم، شاید او به دنبال بررسی عملکردش است. پس به او اجازه دهید تا خود به موضوع فکر کند و سپس بازخورد شما را دریافت کند.

۶- ارائه بازخوردهای مفید و قابل استفاده

بسیاری از بازخوردها مفید و قابل استفاده نیستند و هدف آن‌ها تخریب است. بنابراین زمانی که قصد دارید به ارائه بازخورد به همکاران بپردازید به طور جدی به ارزش بازخوردتان فکر کنید. حتی مدیران باید به این موضوع توجه داشته باشند که بازخوردشان چه تاثیری بر عملکرد کارمندان آن خواهد داشت و آیا می‌تواند رویکرد آنان را نسبت به یک موضوع تغییر دهد.

۷- سرعت عمل در ارائه بازخورد

بسیاری از بازخوردها در موقعیت و زمان خود ارائه نمی‌شوند. به همین دلیل کارایی خود را از دست می‌دهند. برای اینکه بازخورد به همکاران، مثبت و سازنده باشد باید به آن‌ها خیلی سریع اطلاعات موردنظر را انتقال دهید.
زمانی که از یک موضوع مرتبط با بازخورد فاصله میگیریم، کارمند امکان بررسی بازخورد و انطباق آن با موضوع رخ داده را ندارد و بنابراین اقدام مناسبی را انجام نخواهد داد.

چه زمانی باید به تغییر شغل فکر کنیم: آشنایی با دلایل نیاز به تغییر شغل در افراد

۸- در بازخورد موثر به دنبال اقدام یا چگونگی حل آن باشید نه چرایی؟

اگر می‌خواهید بازخورد به همکاران موثر واقع شود هرگز به دنبال سرزنش و چرایی یک موضوع نروید. سوالات زیر می‌تواند به شما و همکاران‌تان کمک کند تا تاثیرگذاری بازخورد بیشتر شود:

• چه اتفاقی افتاده است؟
• چطور این اتفاق افتاده است؟
• چگونه می توانید از این اتفاق و نتایج آن در آینده جلوگیری کرد؟
• به چه شکلی می‌توانم کار بهتری برای کمک به شما انجام دهم؟
• چه نیازی در آینده به من دارید؟
• و…

۹- آیا طرف مقابل، بازخورد شما را به‌صورت کامل دریافت کرده است!

در بسیاری از مواقع همکاران یا کارمندان شما به‌سادگی منظور شما را از یک بازخورد دریافت نمی‌کنند. در چنین مواقعی با ایجاد یک حلقه بازخورد (Feedback Loop) تا حدود زیادی مشکل حل می‌شود.
پرسیدن سوالات و مشاهده رفتار تغییریافته نشانه‌های هستند که کمک می‌کنند تا بدانید بازخورد به همکاران تاثیر لازم را داشته است یا خیر. حتی جلساتی را برای بررسی بازخوردها و تاثیر آن بر رفتار همکاران برگذار کنید تا در آن به‌طور شفاف درباره بازخوردها و نتایج آن صحبت کنید.

۱۰- یک بازخورد موفق ساختار مشخصی دارد

بازخورد دادن مانند بسیاری از اقدامات دیگر در سازمان یا تیم‌های کاری باید ساختار مشخصی داشته باشد. به همین دلیل در هنگام ارائه بازخورد به همکاران باید همیشه یک ساختار منطقی را دنبال کنیم تا بتوانیم نتایج مطلوبی را از آن دریافت کنیم.

نکاتی برای ارایه موثر بازخورد به همکاران

وقتی به همکاران‌تان بازخورد می‌دهید به این ۵ نکته توجه داشته باشید:

1. بازخورد زمانی به شخصی یا تیمی داده می‌شود که رفتار آن‌ها بر شخص دیگر، سازمان، مشتری یا تیم کاری دیگری اثر بگذارد؛
2. بازخورد مثبت (Positive Feedback) شامل مواردی می‌شود که عملکرد فردی در یک زمینه خاص خوب است. این نوع بازخورد باید به موقع، شفاف و واضح و به صورت مکرر بیان شود؛
3. بازخورد سازنده (Constractive Feedback) در زمانی استفاده می‌شود که نیاز است به همکاران برای بهبود عملکردشان کمک کنیم. در بازخورد سازنده باید توجه اصلی به اقدامات باشد نه خود شخص.
   به‌عنوان مثال در بازخورد به همکاران نمی‌گوییم: “سخنرانی شما طولانی و خسته‌کننده بود” بلکه بهتر است این‌گونه بیان کنیم: “سخنان شما در طول ارائه برای مخاطبان بیش از حد عمیق بود، آن‌ها نیاز داشتند که اصول اولیه را بشنوند ولی شما تمام اطلاعات را که در اختیار داشتید با آن‌ها به اشتراک گذاشتید”؛
4. هدف اصلی از ارایه بازخورد سازنده کمک به افراد در رابطه با یک رفتار شغلی مورد انتظار است؛
5. بیشتر افراد تمایل دارند تا به شناخت بیشتری از یک موضوع دست پیدا کنند. بازخورد دریافتی از همکاران به آن‌ها کمک می‌کند تا به شناخت عملکرد خود و بهبود آن بپردازند.

سخن پایانی

در محیط‌های کاری پویا که تغییرات گسترده‌ای را شاهد هستیم، نیاز است تا افراد به یکدیگر کمک کنند تا عملکردشان بهبود یابد. اگر بازخورد به همکاران سازنده باشد، می‌تواند به توسعه فردی کمک کرده و موجب ارتقا بهره‌وری سازمانی شود. هیچ‌گاه در بازخورد دادن عجله نکنید، ابتدا تمامی ابعاد موضوع و شرایط فرد را مدنظر قرار دهید و سپس با آرامش موضوع را به فرد انتقال دهید تا بیشترین اثربخشی ایجاد شود.