پاندمی کرونا موجب شد تا یکی از شگفت‌انگیزترین تغییرات در فضاهای کسب و کاری را شاهد باشیم. در این دوران میلیون‌ها نفر کار خود را از خانه انجام می‌دادند یا ساعت‌های حضور خود در محل کار را کاهش دادند. این روند که از آن دوران شروع شد همچنان ادامه دارد. به همین دلیل در زمینه منابع انسانی نیاز به دانش مدیریت نیروی کار از راه دور به شدت احساس می‌شود.

Ladders شرکتی که به رصد مشاغل حرفه‌ای می‌پردازد اعلام کرده است که حدود ۲۰ درصد از مشاغل پردرآمد در حال حاضر به صورت ریموت هستند. این در حالی است که این رقم در سال ۲۰۲۱ حدود۴ درصد بوده است. شرکت‌های بزرگ در زمینه فعالیت‌های خدماتی یا فناوری نظیر AirBnB یا Fujitsu برنامه‌ریزی‌های بلندمدتی را برای دورکاری کارمندان خود انجام داده‌اند.

آینده منابع انسانی؛ مدیریت نیروی کار از راه دور

مدیریت نیروی کار از راه دور (Remote Workface Management) به معنای تعیین فرد مناسب با مهارت مناسب در زمان مناسب برای انجام کاری است، به‌طوری که فرایندها به درستی انجام شوند و کسب و کار از موقعیت مطلوب کارکنان برای پاسخگویی به تقاضاها مطمئن شود.

شرایط جدید این واقعیت را نشان می‌دهد که تیم‌های مدیریتی مجبور هستند تا خود را برای مدیریت نیروی کار از راه دور آماده کنند. پویایی فضای کار از راه دور و نیاز به سبک جدیدی از مدیریت نیاز به مطالعه بیشتر در این زمینه را برای حل چالش‌ها نشان می‌دهد. کار از راه دور بیش از هر چیزی تفکر خلاق را تقویت می‌کند، اتفاقی که به تحول کسب و کارها کمک خواهد کرد.

در اینجا ما به برخی از نکاتی می‌پردازیم که برای تغییرات سبک کاری و مدیریت نیروی کار از راه دور باید مورد توجه قرار گیرند. برای حفظ انسجام کار تیمی و بهره‌وری باید تغییرات را پذیرفت و با آن هماهنگ شد:

۱- انتظارات شفاف در مدیریت نیروی کار از راه دور

در شرایط عادی که کارکنان حضوری در محل کار خود هستند، می‌توان نحوۀ انجام وظایف تیم‌های کاری را کنترل کرد یا وظیفه جدیدی را خیلی سریع به آن‌ها سپرد. اما در مدیریت نیروی کار از راه دور از سبک مدیریت جزئی‌نگر (Micro Management) نمی‌توان استفاده کرد. زیرا این شیوه به شدت زمان کارکنان را در فرآیندهای دورکاری تلف می‌کند.

مدیران منابع انسانی برای اینکه مطمئن شوند تمامی کارکنان در شرایط دورکاری وظایف خود را به درستی انجام می‌دهند باید برنامه‌ها و اولویت‌های سازمان را برای کارکنان خود به وضوح مشخص کند. در مدیریت نیروی کار از راه دور، معیار اصلی برای سنجش عملکرد کارکنان باید میزان انجام وظایف محوله در موعد مقرر باشد.

۲- سازگاری با مدل‌هایی برای مدیریت نیروی کار از راه دور

یکی از جذاب‌ترین ویژگی‌های کار از خانه این است که به کارمندان اجازه می‌دهد در انتخاب ساعت کاری منعطف باشند. در دهه‌های گذشته اکثر سازمان‌ها یک روش ثابت برای انتخاب ساعات کاری کارکنان خود داشتند. اما امروزه کارکنان با دورکاری تعادل بهترین بین زندگی و شغل خود برقرار می‌کنند.

امروزه در مدیریت نیروی کار از راه دور، توجه اصلی به نتیجه فعالیت افراد است و نه مدت زمانی که آن‌ها مشغول کار هستند. اگر بهره‌وری در دورکاری کارمندان با حالت معمولی یکسان باشد و وظایف تعریف شده به موقع تحویل داده شوند، سازمان می‌تواند به اهداف خود طبق برنامه دست پیدا کند.
به عنوان مثال؛ انتقال جلسات ساعت ۹ صبح به ۱۱ صبح، این امکان را به کارمندان می‌دهد تا بدون تأثیر منفی بر کارشان و بدون نیااز به تهیه سرویس، فرزندان‌شان را به مدرسه برسانند.

۳- توجه به امنیت سایبری در دورکاری

یکی از چالش‌های اصلی در مدیریت نیروی کار از راه دور، فشاری است که به سازمان در حوزه امنیت سایبری وارد می‌شود. با گسترش قابل توجه سطح حملات به علت ورود کارکنان از شبکه‌هایی خارج از فایروال سازمان، نگرانی‌هایی در این زمینه ایجاد شده است. هکرها با تمرکز بر روی فرایندهای احراز هویت به سرقت اطلاعات حساس سازمانی می‌پردازند.

کارمندانی که به مباحث امنیتی چندان تسلطی ندارند، فشار زیادی را در زمینه حفظ امنیت سازمان تحمل می‌کنند. برای حل این مشکل باید فرایندهای ورود به سیستم و  سامانه‌های سازمانی تا حدامکان ایمن شود. سادگی و کاربرپسند بودن فرایند ورود در کنار امنیت بالا از ویژگی‌های کلیدی در پورتال‌های سازمانی در شرایط دورکاری است.

۴- مدیریت نیروی کار از راه دور با کمک ابزارهای دیجیتال

کار از راه دور موضوع جدیدی نیست، اما افزایش مقیاس کارکنان دورکار به خصوص در سازمان‌های بزرگ مشکلاتی را ایجاد می‌کند. در مدیریت نیروی کار از راه دور، دستیابی کارکنان به راهنمایی‌های لازم برای انجام وظایف یا کنترل مسیر کاری تیم‌ها از چالش‌های جدی است. خوشبختانه ابزارهایی مانند Slack، Zoom، Trello و Microsoft Teams وجود دارند که می‌توانند به مدیریت نیروی کار از راه دور کمک کنند.

نکته مهم این است که شما باید تمامی این ابزارها را آزمایش و ارزیابی کنید تا امکان انتخاب بهترین گزینه را که به سبک کاری و نیازهای شما نزدیک است را بدست آورید. از جایگزینی ابزارها ترس نداشته باشید، اگر فکر می‌کنید ابزار دیگری ممکن است به شما کمک بیشتری کند به ارزیابی مجدد و تغییر ابزارها اقدام کنید.

۵- ساده‌سازی نحوه اتصال به زیرساخت‌ها

کار از راه دور دغدغه‌های جدیدی را برای کارکنان به‌وجود می‌آورد. دسترسی به منابع یا زیرساخت‌های فنی از راه دور، نیازمند حفظ و نگهداری از اطلاعات بسیاری است. رمزهای عبور در سیستم‌های شخصی یا لپ‌تاپ‌ها، نگهداری اطلاعات ورود به شبکه‌ها(نظیر اینترنت خانگی، تلفن همراه یا وای‌فای)، اطلاعات دسترسی به سامانه‌های سازمانی و… ذهن کارمندان را به خود مشغول می‌کند. در مدیریت نیروی کار از راه دور باید فرایندهای احراز هویت سازمانی ایمن و ساده شود تا زمان زیادی از کارکنان تلف نگردد.

۶- اعلام حضور و دریافت بازخورد

یکی از بزرگترین تغییراتی که در مدیریت نیروی کار از راه دور متوجه آن می‌شویم، این است که بررسی نحوۀ انجام وظایف توسط کارکنان بسیار دشوار شده است. در چنین فرایندهای کاری، مدیران باید نقش منتورشیپ را برعهده بگیرند تا بتوانند رغبت لازم را در کارکنان برای انجام وظایف ایجاد کنند.

بنابراین برای ایجاد یک رابطه درست بین مدیر و کارمندان دورکار، باید از روش‌های مرسوم به سمت رفتارهای دوستانه‌تر و ساختارهای غیررسمی حرکت کرد. با این شیوه به اطلاعات دقیق‌تری از وضعیت انجام وظایف دست پیدا خواهیم کرد.

۷- شناسایی موانع جدی در مورد مدیریت نیروی کار از راه دور

کار از راه دور در مقیاس بزرگ یک شیوه جدید محسوب می‌شود که ممکن است موانعی را با خود به همراه داشته باشد. پویایی بالا در دورکاری بدین معناست که سبک انجام کارها دیگر مانند گذشته نیست. وظایفی که در گذشته خیلی سریع انجام می‌شدند یا مجوزهای انجام یک فعالیت که ۵ دقیقه‌ای صادر می‌شدند، در دورکاری ممکن است زمان بیشتری را از یک فرد یا تیم کاری بگیرند.

این موانع جدید که قبلا وجود نداشتند، ممکن است بهره‌وری را در تیم‌های کاری کاهش دهند. دلیل این موضوع کندی انجام کارها در دورکاری نیست بلکه به این دلیل است که فعالیت‌هایی حضوری و بدون تشریفات را به یک فضای جدید و ناشناخته نگاشت می‌کنیم.

به‌عنوان کسی که به مدیریت نیروی کار از راه دور می‌پردازید، بسیار مهم است که همیشه مراقب کاهش بهره‌وری باشید و راهکارهایی را برای مواجه با آن ارائه دهید.

سخن پایانی

مدیریت نیروی کار از راه دور می‌تواند در سطوح مختلف چالش‌هایی را به همراه داشته باشد. اما راه‌حل‌های متعددی نیز برای مواجه با این چالش‌ها مطرح شده‌اند. استفاده از ابزارهای مجازی مناسب، مدیریت و اصلاح فرآیندهای کاری، اصلاح نحوه دسترسی به سامانه‌های آنلاین و… از جمله شیوه‌هایی است که با به‌کارگیری آن‌ها می‌توان به مشکلات دورکاری غلبه کرد و کارایی نیروی انسانی را افزایش داد.

در کنار توجه به نکات فوق با انعطاف‌پذیری که در تیم‌های کاری برای انجام وظایف از راه دور ایجاد می‌شود و توجه به ویژگی های شخصی هر یک از اعضای تیم می‌توان انسجام تیمی را بهبود داده و بهره‌وری سازمانی را افزایش دهیم.